Las principales ventajas de usar las herramientas de gestión de proyectos, en especial, las de gestionar el cronograma de actividades son:

• Facilitan planificación de proyectos y reducen los esfuerzos dedicados a esta actividad. De una forma más o menos automática en función del programa es posible ir insertando tareas y ajustando el cronograma según los cambios introducidos. Esto facilita y reduce el tiempo para cada ajuste y reduce los errores. Adicionalmente muchos programas de planificación resaltan el camino crítico del proyecto, mostrando así aquellas tareas que determinan la duración mínima de este.
• Integrar las diferentes planificaciones. Los programas más completos permiten asignar costes y recursos al cronograma, por lo que la misma herramienta permite calcular la línea base de costes y el cronograma de recursos para comprobar que la planificación del proyecto sea factible. Algunos programas, como Microsoft Project, van más allá y realizan de forma automática el balanceo de los recursos, lo que evita tener una planificación que requiera más recursos de los que tenemos asignados.
• Mostrar el efecto de los atrasos y los cambios en el proyecto, haciendo previsiones sobre su resultado final. Los programas más completos tienen la capacidad de guardar una planificación de referencia (línea base) para usarla de referencia a lo largo del proyecto, de esta forma podemos ver como los cambios que se producen durante la ejecución afectan a lo que fue inicialmente planificado. Esta capacidad también es útil para analizar cambios antes de aprobarlos o estudiar diferentes alternativas de ejecución, ya que nos permite hacer una previsión de su efecto sobre el proyecto.
• Mejorar la precisión de las planificaciones. Esta capacidad de unir las diferentes planificaciones y realizar algunos cálculos de parámetros básicos, como el camino crítico o el cronograma de recursos, permiten que tengamos planificaciones más ajustadas a la realidad y a las limitaciones del proyecto. Esto puede usarse para definir una forma de ejecutar el proyecto factible con sus limitaciones, o para demostrar que este no es factible.

Aunque en este artículo se habla de software de planificación de tareas, muchas de estas funciones también las encontramos en los programas de gestión integral. La diferencia entre ambos grupos es pequeña y centrada en la mayor capacidad de los segundos para realizar el seguimiento y control del proyecto.

Más allá del ámbito del propio proyecto, los programas de planificación más sofisticados también pueden trabajar con programas y portfolios. Esto permite realizar una mejor coordinación entre proyectos relacionados o que comparten recursos en un entorno multi-proyecto, obviamente a costa de un precio mayor.